PDF/A Verarbeitung

Verarbeitung von PDF/A-Dokumenten

Besondere Sorgfalt muss auf die Verarbeitung von PDF/A-Dokumenten verwendet werden, um die Konformität mit dem Standard jederzeit zu erhalten. Selbst einfache Operationen können den Konformität eines Dokuments verletzen. Der Einsatz PDF/A-fähiger Tools ist deshalb von entscheidender Bedeutung, um zu vermeiden, dass Veränderungen an den Dokumenten zu einer Verletzung des Standards führen.

PDF-Dokumente aufteilen und verbinden

Selbst einfache Operationen können Standardverletzungen zur Folge haben. Bereits das Einfügen einer Seite in ein PDF/A-Dokument birgt zum Beispiel einige unmittelbare Gefahren:

  • Wenn die eingefügte Seite aus einem nicht PDF/A-konformen Dokument stammt, könnte sie nicht eingebettete Fonts verwenden.
  • Auch wenn die importierte Seite aus einem PDF/A-Dokument stammt, können in mehreren Bereichen Gefahren lauern. Zum Beispiel könnten die Farbeigenschaften (z.B. die Ausgabebedingung) der beiden Dokumente unterschiedlich sein, was wiederum zu einer nicht konformen Ausgabe führen könnte.
  • Eine kleine Operation wie das Hinzufügen eines Metadaten-Feldes kann den Standard verletzen, sofern die Software die PDF/A-Regeln für XMP Metadaten nicht richtig implementiert.

Jegliche Verarbeitung von Inhalten oder Metadaten eines PDF/A-Dokuments muss mit PDF/A-fähiger Software vorgenommen werden, um die PDF/A-Konformität zu erhalten.

Digitale Signaturen

Mit digitalen Signaturen in PDF-Dokumenten lässt sich die Integrität des Dokuments überprüfen, die Person, die die Signatur erstellt hat, authentisieren sowie Datum und Uhrzeit der Unterschrift fälschungssicher bestimmen. Integrierte digitale Signaturen sind Teil von PDF 1.4 und in PDF/A erlaubt. Mehrfach-Signaturen sind mit der Ausnutzung der inkrementellen Update-Funktion von PDF ebenfalls erlaubt. Allerdings müssen die Signaturen für PDF/A bestimmten Anforderungen genügen:

  • Wenn die Signatur ein visuelles Erscheinungsbild hat (z.B. ein Bild oder eine textuelle Darstellung der Namen des Unterzeichners), muss dieses den gleichen PDF/A-Anforderungen entsprechen wie andere Teile des Dokuments (geräteunabhängige Farbe, eingebettete Fonts usw.).
  • PDF/A-2 enthält zusätzliche Anforderungen in Bezug auf die technischen Details der Signatur. Die Norm empfiehlt, Informationen zu Zeitstempeln und Zertifikatssperrlisten in die Signatur mit aufzunehmen.
  • Der Signatur-Prozess sollte in den XMP Metadaten des Dokuments vermerkt werden.

Um den Einsatz von digitalen Signaturen in PDF/A-Workflows zu nutzen, muss das Signatur-Tool PDF/A-fähig sein, das heißt die oben skizzierten Regeln einhalten.

Kurz gesagt sollten nur PDF/A-fähige Tools in PDF/A-Workflows verwendet werden, andernfalls kann die PDF/A-Konformität leiden. Um PDF/A-Verstöße durch versehentliche Änderung zu vermeiden, öffnet Adobe Acrobat PDF/A-Dokumente standardmäßig im Lesemodus (read-only).