PDF/A Verarbeitung

Verarbeitung von PDF/A-Dokumenten

Besondere Sorgfalt muss auf die Verarbeitung von PDF/A-Dokumenten verwendet werden, um die Konformität mit dem Standard jederzeit zu erhalten. Selbst einfache Operationen können die Konformität eines Dokuments verletzen. Der Einsatz PDF/A-fähiger Tools ist deshalb von entscheidender Bedeutung, um zu vermeiden, dass Veränderungen an den Dokumenten zu einer Verletzung des Standards führen.

PDF-Dokumente aufteilen und zusammenführen

Selbst einfache Operationen können Standardverletzungen zur Folge haben. Bereits das Einfügen einer Seite in ein PDF/A-Dokument birgt zum Beispiel einige unmittelbare Gefahren:

  • Wenn die eingefügte Seite aus einem nicht PDF/A-konformen Dokument stammt, könnte sie nicht eingebettete Fonts verwenden.
  • Auch wenn die importierte Seite aus einem PDF/A-Dokument stammt, können in mehreren Bereichen Gefahren lauern. Zum Beispiel könnten die Farbeigenschaften (z.B. die Ausgabebedingung) der beiden Dokumente unterschiedlich sein, was wiederum zu einer nicht konformen Ausgabe führen könnte.
  • Eine kleine Operation wie das Hinzufügen eines Metadaten-Feldes kann den Standard verletzen, sofern die Software die PDF/A-Regeln für XMP Metadaten nicht richtig implementiert.

Jegliche Verarbeitung von Inhalten oder Metadaten eines PDF/A-Dokuments muss mit PDF/A-fähiger Software vorgenommen werden, um die PDF/A-Konformität zu erhalten.

Digitale Signaturen

Um digitale Signaturen in PDF/A-Workflows verwenden zu können, muss das Signatur-Tool PDF/A-fähig sein, das heißt die oben skizzierten Regeln einhalten.

Kurz gesagt sollten nur PDF/A-fähige Tools in PDF/A-Workflows verwendet werden, andernfalls kann die PDF/A-Konformität leiden. Um PDF/A-Verstöße durch versehentliche Änderung zu vermeiden, öffnet Adobe Acrobat PDF/A-Dokumente standardmäßig im Lesemodus (read-only). Sobald die in Acrobat verfügbaren Bearbeitungs- und Änderungswerkzeuge verwendet werden, ist die PDF/A-Konformität nicht mehr gewährleistet.

Zusammenführen von Dokumenten und Tagged PDF

Das Zusammenführen von Dokumenten aus getaggten PDF-Seiten ist besonders knifflig. Auf technischer Ebene müssen die Strukturhierarchien der beteiligten PDF-Dokumente kombiniert werden, was komplizierte Operationen mit den Tagging-Datenstrukturen erfordert. Noch schwieriger sind die semantischen Herausforderungen. So muss der Prozess der Dokumentenzusammenstellung die logischen Einheiten berücksichtigen, die kombiniert werden. So kann sich beispielsweise ein Strukturelement wie ein Absatz oder eine Tabelle über mehrere Seiten erstrecken. Wenn diese Seiten getrennt oder in unterschiedlicher Reihenfolge kombiniert werden, wird die Strukturhierarchie leicht durcheinander gebracht.

Die Zusammenstellung von Dokumenten mit Tagged PDF erfordert eine sorgfältige Planung aller beteiligten semantischen Elemente. Die Aufgabe kann zum Beispiel vereinfacht werden, wenn der Workflow sicherstellt, dass wichtige semantische Einheiten wie Dokumentabschnitte auf einer neuen Seite beginnen.